Hoe te plannen en je aan de planning te houden

Zoals jullie inmiddels allemaal waarschijnlijk wel weten, ben ik naast mijn fulltime baan als ondernemer en mama van twee kindjes sinds januari aan het studeren. Ik volg de HBO studie Toegepaste Psychologie van NTI en inmiddels ben ik alweer op de helft van mijn Propedeuse jaar. Time flies! Hoewel ik er al vaker over heb geschreven, krijg ik nog steeds wekelijks vragen hoe ik het allemaal doe. Hoe plan ik mijn weken en hoe zorg ik dat ik de ballen hoog hou? In plaats van jullie allemaal apart te beantwoorden, besloot ik dit hoe te plannen en je aan de planning te houden-artikel te schrijven. In dit artikel vertel ik je vandaag hoe ik begin met het plannen van mijn week en hoe ik ervoor zorg dat ik me ook daadwerkelijk aan deze planning hou.

Mocht je meer informatie willen hebben over de studie die ik volg en wat mijn toekomstplannen zijn? In Als dertiger weer gaan studeren, hoe is dat? vertel ik je er alles over.

Momlife-werk-studeer-balans

Laat ik nog even kort vertellen met welke dingen ik rekening moet houden tijdens het maken van mijn weekplanning.

Werk
Ik ben fulltime ondernemer. Al ruim… zeven(? ik hou de tel niet bij) jaar ben ik volledig eigen baas wat betekent dat ik in principe mijn eigen tijd kan indelen. In de praktijk werk ik 3,5 dag vanaf mijn kantoor: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdagochtend. Op de overige dagen werk ik vaak nog 1-3 uur per dag vanuit huis. Rekenen we dit terug naar aantal uren in de week dan ben ik ongeveer 32-35 uur per week kwijt aan mijn werk.

Momlife
Op woensdagen ben ik altijd vrij. Ik ben die dag thuis met mijn kindjes van 1,5 en 4 jaar oud. Ook probeer ik de weekenden zoveel mogelijk vrij te houden maar ik maak op de zaterdag en zondag wel altijd mijn Sab’s Eetoverzicht en Week van OMF af.

Flexibel studeren
Sinds januari van dit jaar ben ik daarbij gaan studeren. Zoals ik al zei volg ik de HBO opleiding Toegepaste Psychologie bij NTI. Wat fijn is aan het NTI is dat zij de mogelijkheid bieden tot flexibel studeren. Een vol- of deeltijd opleiding volgen was voor mij niet te doen. Hoewel ik als ondernemer heel flexibel ben, ben ik dat als moeder een stuk minder en het was mijn voornemen om, toen ik weer besloot te gaan studeren, het gezin hier niet onder te laten lijden. Ik wilde dus niet van Tim vragen om één avond per week aan huis gekluisterd te zitten zodat ik naar school zou kunnen en ik wilde ook niet teveel aan verplichte deadlines vastzitten.

Met flexibel studeren heb je die lasten niet; je bent volledig afhankelijk van je eigen planning en discipline als het aankomt op studeren. Je bepaalt zelf wanneer je welke vakken gaat volgen en wanneer je deze wil afronden. NTI helpt je wel een beetje met plannen waardoor je je studie in vier jaar zou kunnen afronden, maar komt er iets tussen waardoor je dat simpelweg niet redt, dan is er geen man overboord. Je mag bij NTI zes jaar over je studie doen. Echt flexibel dus.

NTI rekent voor HBO Toegepaste Psychologie een studielast van 20-25 uur per week. Zelf heb ik drie vaste studiemomenten per week: de maandag- en woensdagavond en de vrijdagmiddag. In uren komt dit neer op zo’n 15-20 uur per week. Deze uren variëren wel een beetje en zijn afhankelijk of ik moet leren voor een examen of niet. In de twee weken voorafgaand aan een examen studeer ik iedere avond en ben ik wel 25-30 uur per week aan de studie kwijt.

Hoe te plannen

Mijn week is behoorlijk vol zoals je ziet. Vind ik niet erg, ik hou er wel van om ‘druk’ te zijn, maar het vergt wel de nodige planningskills. Ik reserveer dan ook iedere week een momentje om vast de planning voor de week erop te maken zodat ik precies weet waar ik aan toe ben.

Ik maak mijn weekplanning overigens altijd op papier omdat ik het heel fijn vind om te werken met markeerstiften en het af kunnen strepen van taken. Mijn zakelijke, privé en gezinsagenda beheer ik wel allemaal digitaal; via Google Calendar. Tim kan hier ook bij en heeft toegang tot alle agenda’s, net als ik in die van hem. Zo weten we precies van elkaar waar we mee bezig zijn, vergeten we eigenlijk nooit iets en weten we waar nog ruimte is voor afspraken etc.

Begin bij de vaste punten
Onze kinderen gaan naar school en naar de gastouder en daar hanteren we altijd vaste opvangtijden. Zo moet Vic altijd om 8.20 uur op school zijn en Cody om 08.00 uur bij de gastouder. Cody heeft een vaste eindtijd en Vic heeft vaste BSO dagen, dus ik weet altijd precies hoeveel tijd ik per dag heb om mijn taken te vervullen. Tim en ik brengen doorgaans altijd ieders een kind weg trouwens.

Ik begin altijd met een blanco weekspread waarop ik als eerste de afspraken die in mijn digitale agenda staan overneem. Deze voorzie ik altijd van een eigen kleur: geel zijn privé-afspraken (waaronder ook studie valt), oranje zijn mijn zakelijke afspraken. Zo kan ik in één opslag de dingen die ik niet kan verzetten zien en weet ik ook hoeveel tijd ik op alle dagen over heb voor mijn taken.

To do’s per dag
Mijn weekplanning bestaat, naast de zojuist genoemde afspraken die in mijn agenda staan, eigenlijk uit verschillende to do-lijsten. Per dag schrijf ik mijn to do-lijstje op. Inmiddels weet ik wel hoeveel tijd ik kwijt ben aan een taak en weet ik precies hoeveel to do’s ik kan plannen op een dag. Als je niet zo op de hoogte bent van de tijdsduur van een bepaalde taak, kan ik je aanraden om dit een keertje bij te houden. Weten hoeveel tijd je beschikbaar hebt is één, maar weten hoeveel tijd je NODIG hebt is misschien wel nog belangrijker. Je kan je to do-lijst wel eindeloos lang maken, maar als je planning niet reëel is, ga je jezelf tegenkomen. Niets is zo funest als het niet kunnen afstrepen van alle/de meeste van je taken!

Extra taken
Er zijn een aantal taken die iedere week terugkomen. Het maken van mijn eetoverzicht bijvoorbeeld, het inplannen van social media maar ook het maken van de planning voor volgende week. Dit soort taken zet ik altijd op een apart lijstje bij mijn weekplanning. Dit lijstje gebruik ik ook voor taken die niet per se op een specifieke dag gedaan hoeven te worden, maar wel in die week afgerond moeten zijn. Dit zijn dingen als afspraken maken bij de tandarts, een recept kiezen uit een kookboek… vaak de wat kleinere dingen. Mocht ik dan ergens in mijn week een gaatje hebben, dan put ik uit deze lijst.

Schoolplanning
Voor mijn studie heb ik een aparte planning. Zodra ik met een nieuw vak (module) begin, plan ik eigenlijk altijd vast mijn examen in. Het voordeel van flexibel studeren is natuurlijk dat je deze datum zelf kunt kiezen, maar ik ga altijd uit van 10 weken na start van de module. NTI hanteert deze planning zelf ook en ik probeer me daar zo goed mogelijk aan te houden. Door alvast een einddatum vast te leggen, weet ik precies hoeveel weken ik heb om alle lesstof te behandelen. Zo’n tijdsbestek geeft je de kans om een heldere planning te maken omdat je precies weet hoeveel tijd je beschikbaar en nodig hebt om een module af te kunnen ronden.

Kort gezegd begin ik met plannen dus altijd groot en van daaruit werk ik naar kleinere stapjes toe: ik zet afspraken in mijn (jaar)agenda, neem deze over in mijn weekplanning en deel vervolgens mijn to do’s per dag in.

Aan de planning houden

Het maken van een planning is één ding, je eraan houden is iets heel anders. Wellicht heb je iets aan mijn tips!

Stel een deadline
Zoals ik al zei is het weten hoeveel tijd je beschikbaar en nodig hebt het allerbelangrijkste in het laten slagen van een goede planning. Stel jezelf dus een deadline of uiterste datum voor een taak. Of dat nou werktaken zijn of het inplannen van een schoolexamen, zorg voor een vaststaand eind. Op deze manier verklein je de kans op uitstelgedrag.

Hou het overzichtelijk
Een planning moet zorgen voor overzicht en vooral niet voor verwarring zorgen, dus hou het behapbaar voor jezelf. Zorg voor een duidelijke structuur: plan dus per dag, per week of eventueel per maand. Werk digitaal als je je eigen handschrift nauwelijks kunt ontcijferen en werk niet met losse flodders als planning want onrust in je planning = onrust in je hoofd en die onrust wil je júist wegnemen.

Je hebt jezelf ermee
We kennen het allemaal: je bent moe en wil echt op de bank ploffen in plaats van nog gaan leren ’s avonds, die afwas komt morgen wel en ach, die ene deadline kan ook nog wel een weekje verschoven worden. Maar wie heb je hier nou precies mee? Precies, alleen jezelf. Natuurlijk ben ik ook wel eens gesloopt na een werkdag en ga ik liever uren in bad liggen dan nog mijn studieboeken induiken, maar ik wéét dat ik dat gemiste studiemoment gewoon weer moet inhalen later. En wie zegt dat ‘later’ dan wel een geschikt moment is? Bovendien: het uitstellen van een taak zorgt er ook voor dat het in je hoofd blijft zitten. En dat zorgt weer voor meer stress. En waarom had je ook alweer die planning gemaakt? Juist.

Beloon jezelf!
Mocht je nou echt moeite hebben met je houden aan een planning, zorg dan dat je jezelf kunt belonen voor het harde werken. Dat klinkt natuurlijk ongelofelijk afgezaagd, maar het kan echt werken. Zo kan de gedachte aan een vrij avondje, een uurtje in bad of een lunch op het terras mij echt helpen op het moment dat ik druk ben of het liefst wil vervallen in uitstelgedrag. “Nog even dit afmaken en dan ben ik morgenavond lekker vrij!” is voor mij echt een motivator.

Bottom line is wel dat je het allemaal leuk moet houden voor jezelf hè? Met een goede (wekelijkse) planning zul je merken dat je veel efficiënter met je tijd om kunt gaan, maar het moet natuurlijk wel te doen zijn allemaal. Het is niet de bedoeling dat je aan het einde van de week omvalt en in het weekend niet bij kunt komen van de drukke week (note to self…). Houd het realistisch en haalbaar dus.

Ohmyfoodness x NTI actie

Gedurende mijn eerste studiejaar heb ik met NTI een toffe actie opgetuigd. Via mijn persoonlijke NTI-pagina hoef je bij inschrijving namelijk geen inschrijfkosten te betalen. Of je nou kiest voor een kort traject, cursus of opleiding: de inschrijfkosten komen te vervallen en dat kan je zomaar €35-€150(!) besparen. Fijn toch!

En nu allemaal massaal (beginnen met) plannen ;-)